Jelenlegi hely

Egy üzletasszony kivált a sorból

Balatoni Judit, a Magyar Bevásárlóközpontok Szövetségének főtitkára
Balatoni Judit, 365 üzleti történet
„Szembesültünk a rutin hiányával, és azzal, hogy ilyen helyzetben három ember is kevés”

Gyakran adódnak olyan helyzetek az üzleti világban, amikor kiderül, milyen sokat számít az emberi tényező. Ilyen adódott akkor, amikor két kolléganőmmel a szövetség első, és azonnal százötven fős konferenciáját szerveztük meg egy vidéki szállodában. Igaz, korábban mindhárman tanultunk rendezvényszervezést, a gyakorlatban azonban kezdőnek számítottunk.

Ennek ellenére a maximumra törekedtünk. A konferencia kétnapos volt, rengeteg programmal, előadásokkal, gálavacsorával és díjátadóval. Magasra tettük a lécet, és a magunkkal szemben támasztott elvárások kiterjedtek az egyéni kérések teljesítésére is. Volt, aki meghatározott tájolású szobát kért, volt, akinek valamilyen ételallergiája volt, ami külön figyelmet igényelt, és akadt olyan is, aki kisgyerekkel érkezett, akinek az elhelyezéséről szintén gondoskodni kellett.

Igazán akkor szembesültünk a rutin hiányával, és azzal, hogy ilyen helyzetben három ember is kevés , amikor az érkezés napján, a regisztráció céljára megadott órában hosszú sor torlódott fel a regisztrációs asztal előtt. Nem volt elég, hogy borzalmasan izgultunk – a nagyszabású rendezvény igazi tűzkeresztség volt számunkra –, az érkezők számára rögtön nyilvánvalóvá vált az is, mennyire tapasztalatlanok vagyunk! Nem győztük a teendőket, a nevek kikeresését a jelenléti íven, a karszalagok és az ajándékok átadását, a tájékoztatást arról, ki melyik szobában lakik, és melyik előadásra hol kerül sor…

Egyszer csak váratlan, pozitív visszacsatolást kaptunk addigi erőfeszítéseinkre. Egy hölgy – látva, hogy nagyon elkel a segítség –, kivált a sorból, és kérés nélkül beállt közénk. Neveket keresett, karszalagot osztott, ajándékcsomagot, kitűzőt adott át. Elkerekedett a szemünk, erről az oldaláról nem ismertük. Azt hittük, kőkemény üzletasszony, igazi menedzser, akinek inkább elvárásai vannak, mint empatikus képessége… Mindeközben őt látnivalóan nem befolyásolta, hogy üzleti vezetőként más vezető beosztású résztvevők regisztrációjában segédkezik, és egy az asztal mögött serénykedő négy hosztesz közül.

Az első ijedtséget szerencsére nem követte több, a kétnapos szakmai találkozó simán lezajlott. Mindenki kérését sikerült teljesíteni, és sok pozitív visszajelzést kaptunk. Nemcsak szóban, hanem az elégedettségi felmérésben is, amelyben az előadásokat, a vendéglátást, a szállodát és az egyéb részleteket értékelték a kétnapos konferencia résztvevői.

Azt a nagyszabású rendezvényt sok másik követte az évek folyamán. Kellő tapasztalatot szereztünk, és ha mégis elakadunk, tudjuk, hogy a legváratlanabb helyzetekben is kaphatunk segítséget.