A vállalati HR-sek rémálma a dolgozói elégedettségi felmérés. Ha kell, a szívüket is kiteszik, állandóan terepen vannak, információkat közölnek, magyaráznak, újságokat szerkesztenek, mégis, szinte mindig az jön vissza: az emberek úgy érzik, nem tájékoztatják őket megfelelően. Ennek most vége – lehet. Pál Géza Zoltán, a Linking Expert Kft. alapítójának chatbotjai megoldhatják ezt a gondot…
Több nagyvállalatnál dolgozott HR-vezetőként Pál Géza Zoltán. Neki is sokszor fájt a feje amiatt, hogy a dolgozói elégedettség növelésének szinte állandó akadálya volt, hogy az emberek rendszeresen szóvá tették, nem avatják őket be a cég történéseibe. Pedig a HR-szakemberek, a helyi vezetők igyekeztek. De hát egy több műszakos, vagy éppen több telephelyes munkahelyen ez nem olyan egyszerű. Az üzemi lapot, az intranetet pedig vagy elolvasták, vagy nem.
Dupla frusztráció
Ez a helyzet egy idő után frusztrálja mindkét felet, s állandó elégedetlenséget idéz elő. Pál Géza Zoltán is így volt ezzel. Aztán húsz év után döntött: váltani fog, s hasznosítja azt a felfedezését, ami jó ideje izgatta a fantáziáját. Megfigyelte, hogy ebédidőben, vagy a kisebb szünetekben a kantinban ülve, esetleg a folyosón állva, a munkatársak a telefonjukba mélyedtek, mit sem törődve a környezettel, nyomkodták a gombokat, olvastak, írtak. „Ez a nem túl eredeti felfedezés izgatta a fantáziám. Ha ilyen nagy a telefonfüggés, akkor az információkat ott kell közölni, ahol az alkalmazottak a mindennapokban tájékozódnak. Egy platform kell, ahol minden fontos vállalati információ megjelenhet. Sőt! Olyan, ahol a dolgozók is aktivizálják magukat, kérdeznek, jeleznek. A HR-osztályok a gyakori kérdések alapján megírhatnak egy sztenderd válaszsort, az egyedi kérdésekre meg azonnal, vagy másnap válaszolhatnak is. Ehhez csak az kell, hogy a dolgozó regisztrálja magát.”
Aptiv Anna akcióba lép
Az elképzelést tett követte, egy chatbot-fejlesztés, amely kezdetben a Messengeren működött. Egyszerű alkalmazással, s olyan infókkal, amelyekre kíváncsiak az emberek, amiért használják a chatbotot, s aktívan részt is vesznek a tájékoztatási folyamatban. A tatabányai Aptiv Connection Systems Hungary Kft. volt az első, ahol Aptiv Annát, a chat-robotlányt bevetve, elkezdték az új fajta tájékoztatást. Izgalmasak voltak az első napok. Mivel Aptiv Anna sokakat érdekelt, a fizikai dolgozók nagy része gyorsan csatlakozott. A HR-esek, vezetők meg küldték a híreket, és mérték a hatást. Volt, hogy a kiküldött üzenetet a csatlakozottak 80 százaléka 3 órán belül elolvasta, 24 órán belül már 95 százalék volt az arány. Vagyis: bevált a modell.
„A tájékoztatás különösen válságos helyzetben hasznos. Rémhíreket lehet így gyorsan megsemmisíteni. Egyszer előfordult, hogy bár a cég időben utalta a fizetéseket, azok elakadtak. Volt nagy izgalom, mérgelődés. Ha nincs ez a platform, akár el is fajulhatott volna a helyzet. Így viszont szinte óránként ment a tájékoztatás: a banknál technikai zűr van, javítják. Talán estére kész lesznek… Reggel újabb infó, és végül csak délig állt helyre a rend. Akkor még az addig távolmaradó kollégák is regisztráltak, első kézből akarták tudni, mi a helyzet. Ha nincs ez a megoldás, percenként hívták volna a pénzügyet, vagy rohantak volna be személyesen, hogy mi van, mit csinálnak ott a bérükkel…”
Az alkalmazás négy feladatot is ellát: közvetlen információkat küld, a főnökök akár video üzenetben, személyesen is megjelenhetnek, akár csak pár mondat erejéig. A menürendszerben önkiszolgáló módon megkereshetők az aktuális információk. Emellett a dolgozó is küldhet üzenetet, vagy a HR-részleg feltehet minden olyan információt, s a kapcsolódó nyomtatványokat, amelyek hasznosak lehetnek egy-egy életszakaszban. „A dolgozói elégedettség is jelentősen növelhető ezzel a megoldással. A gyors, személyes tájékoztatás fontos, hasznos. Egy karácsonyi partiról szinte azonnal felkerülő képek pedig erősítik a kötődést, az összetartozás érzését.”
Megjött Sali kapitány
Aptiv Annát azóta Sali kapitány követte: az Eisberg Hungary-nál ő tájékoztatja az embereket, s mellett a cég ügyvezetője, Gazsi Zoltán is gyakran feltűnik a telefonokon. Az ügyvezető lelkes, élvezi a gyors informálást, és a visszacsatolásokat. „Nem kell sokat írni, elég, ha a vállalat apró-cseprő ügyeiről beszámolunk. Ahogy egy családnál szokott lenni, a mindennapokban. Sali kapitány népszerű figura lett nálunk.”
Pál Géza Zoltán nemrégiben a Talk-A-Bot chatbot-fejlesztő társaság partnere, disztribútora lett. A Talk-A-Bot chatbotjai a Viber-ben is működnek, így azok a dolgozók is használhatják, akik nem szeretnének Facebook és Messenger fiókot létesíteni. Úgy érzi, ez a szövetség teszi megalapozottá azt a tervét, hogy a 2020 karácsonyára már 100 vállalat az ő chatbot programjukkal oldja meg a belső kommunikációt. Most még csak kettő ilyen példa van, hogyan lesz ebből a jövő év végére száz? „Most legalább 20 céggel tárgyalunk, s ők már nagyrészt döntöttek is a bevezetésről, csupán idő kérdése, hogy mikor indítják a programot. És vannak még elismerő érdeklődések… S ha már tíz-húsz cégnél működik, a híre gyorsabban eljut másokhoz is, tehát nagyobb ütemű lesz a bevezetés. Ha másért nem, azért, mert anyagilag is jó döntés lehet a chatbot-tájékoztatás. Kétezer fő alatt 3 ezer euró a bevezetés költsége, fölötte 6 ezer. És a havi működtetés is kevesebbe kerül, mint egy munkatárs fizetése. A hatékonyság pedig sokszorosa a korábbi megoldásoknak.”
Megélni a küldetésből
Vagyis jó esély van arra, hogy Pál Géza Zoltán nem fogja megbánni, hogy otthagyva a biztos, jól jövedelmező állát, vállalkozásba kezdett. Ő küldetésről, meg win-win helyzetről beszél, meg arról, hogy jó érzés látni, miként változik meg alapvetően a belső kommunikáció minősége az általa kitalált platformon keresztül. Valójában azonban a küldetés is csak akkor lehet tartós, ha ebből meg is lehet élni.
